Política de tratamiento de datos personales Celsia
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Versión:
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Fecha de aprobación:
17/09/2021
Proceso responsable:
Asuntos Corporativos
Aprobado por:
Comité Directivo
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de tratamiento de datos
personales Celsia
Política
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i
ii.
iii.
1. Declaración
Esta política de tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”), tiene como
objetivo definir los lineamientos y procedimientos para dar cumplimiento a la regulación en
relación con el tratamiento de los datos de carácter personal de los cuales es encargada o
responsable Celsia S.A. y para las siguientes compañías en las cuales sea titular directa o
indirectamente de un porcentaje de participación igual o superior al cincuenta por ciento
(50%) del capital social:
1. Celsia S.A.
2. Celsia Colombia S.A. E.S.P.
3. Compañía de Electricidad de Tuluá
S.A. E.S.P.
4. Termoeléctrica El Tesorito S.A.S.
E.S.P.
5. CNC del Mar S.A.S. E.S.P.
6. C2 Energía S.A.S.
7. Caoba Inversiones S.A.S.
8. Porvenir S.A.S. E.S.P.
9. Fundación Celsia Colombia
10. Colener S.A.S.
11. Celsia Move S.A.S.
12. Celsia Colombia Inversiones
S.A.S.
Para efectos de esta política las sociedades listadas anteriormente se denominarán en
adelante de manera conjunta o individual “LAS COMPAÑÍAS” o la “COMPAÑÍA”.
I. Objeto de la Política
Adoptar y establecer
las reglas aplicables
al Tratamiento de
Datos Personales
recolectados, tratados
y/o almacenados por
LAS COMPAÑÍAS en
desarrollo de su
objeto social, bien
sea en calidad de
Responsable y/o
Encargado
Comunicar al Titular del
Dato Personal, las políticas
de tratamiento de la
información que le serán
aplicables a sus Datos
Personales, así como las
finalidades de dicho
tratamiento.
Explicar al Titular la forma
de acceder a sus Datos
Personales, además de
determinar la forma en que
se hará el Tratamiento y
posterior uso a los mismos.
2. Alcance
II. Ámbito de aplicación
La presente Política se aplicará al
Tratamiento de Datos Personales
efectuado en territorio colombiano, o
cuando le sean aplicables las políticas al
Responsable y/o Encargado ubicado
fuera del territorio colombiano, en virtud
de tratados internacionales, relaciones
contractuales, entre otros.
Las disposiciones contenidas en esta
Política se aplicarán a cualquier Base de
Datos Personales que se encuentre en
custodia de LAS COMPAÑÍAS o de
terceros autorizados por ésta, bien sea
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en calidad de Responsable y/o como
Encargado del Tratamiento, así como a
los procesos organizacionales que
involucren el Tratamiento de Datos
Personales.
3. Lineamientos de la política
III. Derechos de los titulares de los datos
Los Titulares de Datos Personales contenidos en Bases de Datos que reposen en los
sistemas de información administrados por LAS COMPAÑÍAS, tienen los derechos
descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en
la Constitución Política y la Ley.
El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular del Dato
Personal; sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una
potestad personalísima y serán ejercidos por el Titular del dato de manera exclusiva, salvo
las excepciones de Ley:
3.1. Derecho de acceso
Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de obtener toda la
información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del
Tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento, la ubicación de las
Bases de Datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las comunicaciones,
transferencias y/o transmisiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
3.2. Derecho de actualización
Este derecho comprende la facultad del
Titular del dato de actualizar sus Datos
Personales cuando éstos hayan tenido
alguna variación.
3.3. Derecho de rectificación
Este derecho comprende la facultad del
Titular del Dato Personal de modificar los
Datos Personales que resulten ser
inexactos, incompletos o inexistentes.
3.4. Derecho a la revocatoria del consentimiento
El Titular de los Datos Personales tiene el
derecho de revocar el consentimiento o la
autorización que habilitaba a LAS
COMPAÑÍAS para un Tratamiento con
determinada finalidad, salvo en aquellos
casos contemplados como excepciones
por la Ley y/o que sea necesario en un
marco contractual específico.
En caso de proceder una revocatoria de
tipo parcial de la autorización para el
Tratamiento de Datos Personales para
algunas de las finalidades, LAS
COMPAÑÍAS podrán seguir utilizando los
datos para las demás finalidades respecto
de las cuales no proceda dicha
revocatoria.
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3.5. Derecho de oposición
Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de oponerse al
Tratamiento de sus Datos Personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por
disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. LAS
COMPAÑÍAS, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato
Personal, harán un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la
preeminencia o no del derecho particular del Titular del Dato Personal sobre otros
derechos.
3.6. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones
El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria
y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones
que resultaren pertinentes para la protección de sus datos una vez haya agotado el trámite
de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
LAS COMPAÑÍAS darán respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades
competentes en relación con estos derechos de los Titulares de los Datos Personales.
3.7. Derecho a otorgar autorización para el Tratamiento de datos
El Titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, para tratar sus Datos
Personales en LAS COMPAÑÍAS. Esta autorización no será requerida en los siguientes
casos o en los eventos señalados en la reglamentación vigente aplicable:
3.7.1. Información requerida por una
entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones constitucionales o legales
o por orden judicial.
3.7.2. Datos de naturaleza pública.
3.7.3. Casos de urgencia médica o
sanitaria.
3.7.4. Tratamiento de información
autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
3.7.5. Datos relacionados con el Registro
Civil de las Personas.
3.7.6. Los demás que establezca la ley o el
reglamento.
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, si tendrán aplicación
los demás principios y disposiciones legales sobre protección de Datos Personales.
IV. Deberes de los destinatarios de esta Política respecto de las
bases de datos personales cuando ostenten la calidad de
responsables y encargados
4.1. Deberes para los Responsables o Encargados del Tratamiento
Cuando LAS COMPAÑÍAS o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuman la
calidad de Responsables y/o encargados del Tratamiento de Datos Personales bajo su
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custodia, cumplirán los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones
previstas en la Ley y en otras que resulten aplicables de acuerdo con su actividad:
a. Garantizar al Titular de Datos
Personales, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de Hábeas
Data.
b. Solicitar y conservar, en las
condiciones previstas en la Ley 1581 de
2012 y en el Decreto 1377 de 2013 o las
normas que las modifiquen, adicionen o
sustituyan, copia de la respectiva
autorización y consentimiento otorgada
por el Titular de Datos Personales.
c. Informar debidamente al Titular de
Datos Personales sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten
en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar los Datos Personales bajo
las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
e. Garantizar que la información que se
suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información,
comunicando de forma oportuna al
Encargado del Tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias
para que la información suministrada a
éste se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea
incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del
Tratamiento, según el caso, únicamente
datos cuyo Tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad
con lo previsto en la Ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento
en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de
la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos
formulados en los términos señalados en
estas políticas y en la Ley.
k. Adoptar una política y los
procedimientos que garanticen el
adecuado cumplimiento de la Ley 1581
de 2020 y/o las que la modifiquen,
adicionen o complementen, y en
especial, para la atención de consultas y
reclamos.
l. Informar al Encargado del
Tratamiento la circunstancia de que
determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez
se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular de los
Datos Personales sobre el uso dado a los
mismos.
n. Informar a la autoridad de protección
de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares de Datos
Personales.
o. Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la
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Superintendencia de Industria y
Comercio o la autoridad competente
sobre la materia.
V. Procedimiento de habeas data para el ejercicio de los derechos
de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación y
oposición
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de
acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del Titular de Datos
Personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y
representantes legales, LAS COMPAÑÍAS adoptan el siguiente procedimiento:
5.1. El Titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta
condición mediante copia de su documento de su identidad, que podrá suministrar por
medio físico o digital. En caso de que el Titular esté representado por un tercero deberá
allegarse el respectivo poder, con el cumplimiento de los requisitos que la ley exija a esta
clase de documento. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los
términos indicados.
5.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse por
escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados
podrá dirigirse por cualquiera de los siguientes Canales de Atención: i) Para clientes o
usuarios del servicio público domiciliario de energía eléctrica suministrado por LAS
COMPAÑÍAS el correo de contacto es servicioalcliente@celsia.com; para los demás
titulares de datos personales el correo de contacto es
protecciondatospersonales@celsia.com; (ii) teléfono 018000112115 o, iii) enviando una
comunicación a la Calle 15 No. 29B-30 Autopista Cali Yumbo-Atención Oficial Protección
de Datos Personales.
LAS COMPAÑÍAS podrán disponer de otros medios idóneos para que el Titular de los
Datos Personales ejerza sus derechos.
5.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la
siguiente información:
5.3.1. Nombre del Titular del Dato Personal y de sus representantes, de ser el caso.
5.3.2. Petición concreta y precisa de información-, acceso, actualización, rectificación,
cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso, la petición deberá
estar razonablemente fundamentada para que LAS COMPAÑÍAS procedan como
Responsable de la Base de Datos Personales a dar respuesta.
5.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
5.3.4. Documentos que soportan la solicitud.
(i) Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, LAS COMPAÑÍAS así lo comunicarán
al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que
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los mismos sean subsanados. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información
requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. LAS COMPAÑÍAS podrán
disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos
indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.
(ii) Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud,
LAS COMPAÑÍAS indicarán que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva Base
de Datos se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes Leyendas:
“Reclamo en trámite” o “Reclamo resuelto”, según corresponda.
(iii) LAS COMPAÑÍAS, cuando sean Responsables del Tratamiento de la Base de Datos
de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, darán respuesta a la
solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15)
días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término, se pronunciará cuando verifique
que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce
alguno de los derechos indicados.
(iv) En caso de consulta, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10)
días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se
atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento de los primeros diez (10) días hábiles.
(iv) En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15)
días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se
atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días hábiles.
(v) LAS COMPAÑÍAS, en los casos que detenten la condición de Encargado del
Tratamiento, informarán tal situación al Titular o interesado en el Dato Personal, y
comunicarán al Responsable del Dato Personal la solicitud, con el fin de que éste dé
respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será
dirigida al Titular del Dato Personal o interesado, para que tenga conocimiento sobre la
identidad del Responsable del Dato Personal y en consecuencia del obligado principal de
garantizar el ejercicio de su derecho.
(vi) LAS COMPAÑÍAS documentarán y almacenarán las solicitudes realizadas por los
Titulares de los Datos Personales o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los
derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada
conforme a las normas aplicables a la gestión documental de la organización.
(vii) Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones
legales contempladas para los Titulares de datos o interesados, se deberá agotar
previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.
5.4. El equipo de atención al cliente de LAS COMPAÑÍAS será el área responsable de la
atención de peticiones, consultas y reclamos dirigidos a las Compañías o en su defecto
redireccionarlos a los equipos competentes para tal efecto.
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VI. Finalidades del tratamiento de datos personales
El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, que otorguen autorización expresa
y previa a las COMPAÑÍAS, se efectuará conforme las siguientes finalidades:
6.1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Talento Humano
LAS COMPAÑÍAS tratarán los Datos Personales de sus Colaboradores, así como de
aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos, a saber: antes, durante y
después de la relación laboral y/o de servicios.
6.1.1. Tratamiento de Datos Personales antes de la relación contractual laboral:
LAS COMPAÑÍAS informarán, de manera anticipada, a las personas interesadas en
participar en un proceso de selección adelantado directamente o a través de terceros
debidamente contratados por LAS COMPAÑÍAS para ese propósito, las reglas aplicables
al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto
de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
La información obtenida por LAS COMPAÑÍAS respecto de quienes no fueron
seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de
sus sistemas de información a solicitud del Titular.
Cada una de LAS COMPAÑÍAS podrá transmitir y/o transferir la información personal
recolectada a las demás COMPAÑÍAS, a su matriz (Grupo Argos S.A), a las demás
empresas filiales de la matriz y a las demás personas naturales o jurídicas que contrate
para la selección de personal.
LAS COMPAÑÍAS, cuando contraten procesos de selección de personal con terceros,
regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales
entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal
obtenida del respectivo proceso.
Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del
personal seleccionado para laborar en LAS COMPAÑÍAS, serán almacenados en la
carpeta personal, aplicando a esta información los niveles y medidas de seguridad
requeridas por la normatividad, en virtud de la potencialidad de que tal información
contenga datos de carácter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes
de LAS COMPAÑÍAS es la participación en los procesos de selección vigentes en sí misma,
así como análisis estadísticos y perfilamientos, para lo cual los datos se almacenarán y
tratarán de acuerdo con la finalidad descrita hasta por 5 años.
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6.1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual laboral:
LAS COMPAÑÍAS almacenarán los Datos Personales e información personal obtenida del
proceso de selección de los Colaboradores en una carpeta identificada con el nombre de
cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por las personas
jurídicas o áreas de LAS COMPAÑÍAS encargadas de administrar la relación contractual
entre LAS COMPAÑÍAS y el Colaborador.
Cada una de LAS COMPAÑÍAS podrá transmitir y/o transferir la información personal
recolectada a las demás COMPAÑÍAS, a su matriz (Grupo Argos S.A), a las demás
empresas filiales de la matriz y a las demás personas naturales o jurídicas que contrate
para la administración de la relación contractual entre LAS COMPAÑÍAS y sus
Colaboradores.
El Tratamiento que LAS COMPAÑÍAS darán a los Datos Personales, tendrá la finalidad de
cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo pero
sin limitarse a la gestión del personal que involucra entre otros el pago y administración de
nómina (incluyendo pero sin limitarse a salarios, prestaciones sociales legales y
extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones
autorizadas por la Ley, por orden de autoridad competente o por instrucción del
Colaborador) y programas de bienestar personal del Colaborador y su familia; realizar los
aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; la asignación de las elementos de trabajo
como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y
demás que requiera por las particularidades del cargo; la contratación de seguros; el
desarrollo de personal; la administración del talento humano a través de pruebas de
evaluación de desempeño; garantizar la seguridad y salud de los colaboradores; asegurar
el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales;
garantizar el derecho de libertad de asociación; contactar a sus familiares cuando se
requiera; la emisión de certificaciones laborales; el uso de la imagen o de datos relevantes
para campañas publicitarias o comerciales de la empresa; identificación por seguridad e
imagen; para auditorías internas o externas; para el envío de información de interés o
corporativa; para la ejecución directa o solicitud de ejecución a un tercero de pruebas que
evidencien la presencia de alcohol o de sustancias psicoactivas o psicotrópicas, en los
casos autorizados por la ley; Igualmente, cualquier otra finalidad que sea compatible y
pueda considerarse análoga a las señaladas.
La recolección de Datos Personales biométricos de los colaboradores, que sean captados
por los sistemas de video vigilancia, de registro fotográfico, de captura de la huella digital o
cualquier otro sistema de seguridad con los que cuenten LAS COMPAÑÍAS, serán tratados
con el fin de llevar un control de acceso a las instalaciones y velar por su seguridad. Los
datos así recolectados podrán servir como prueba en los procesos disciplinarios o judiciales
que adelanten LAS COMPAÑÍAS e igualmente ser transferidos a los proveedores de bienes
o servicios contratadas para alguna de las actividades antes descritas.
Las Compañías también podrán transferir y/o transmitir los datos personales de sus
Colaboradores a terceros con los cuales suscriba acuerdos de sustitución patronal o
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celebre cualquier tipo de operación societaria, de enajenación de establecimiento de
comercio, entre otras que implique dicha sustitución.
El uso de la información de los Colaboradores para fines diferentes a los descritos,
requerirá una autorización específica que incluya las nuevas finalidades. El uso diferente
de los datos e información personal de los Colaboradores procederá por orden de autoridad
competente, siempre que en ella radique tal facultad. Lo anterior, salvo autorización previa
y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o
disposición legal sobre la materia.
6.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual laboral:
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, LAS COMPAÑÍAS procederán
a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y documentación
generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, administrado por
cada una de LAS COMPAÑÍAS o por terceros sometiendo tal información a medidas y
niveles de seguridad requeridas por la normatividad, en virtud de la potencialidad de que
la información laboral pueda contener Datos Sensibles.
Los Datos Personales de ex Colaboradores y/o pensionados, tendrán como finalidad la de
cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo pero
sin limitarse a la emisión de certificaciones laborales; reconocimiento de pensiones y/o
sustituciones pensionales, emisión de certificados para liquidación de bonos pensionales,
certificaciones para cobros y pagos de cuotas partes pensionales, cálculos actuariales,
reconocimiento de beneficios y para auditorías internas o externas o su presentación como
pruebas documentales en eventuales procesos judiciales y administrativos que se refieran
al ex Colaborador.
LAS COMPAÑÍAS no cederán tal información a terceras partes, salvo autorización previa
y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o
disposición legal sobre la materia.
Sin perjuicio de lo anterior, las Compañías podrán transferir y/o transmitir los datos
personales de los pensionados a su cargo a terceros con los cuales suscriba acuerdos para
el pago y liquidación de la respectiva pensión, o celebre cualquier tipo de operación
societaria, de enajenación de establecimiento de comercio, entre otras que implique que
terceros asumen el pago y liquidación de dicha prestación.
6.2 Tratamiento de Datos Personales de accionistas:
Los Datos Personales de los accionistas de LAS COMPAÑÍAS se considerará información
reservada, por expresa disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal
se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio, la Ley 964 de 2005, el
Decreto 2555 de 2012, las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan y las demás
normas que apliquen sobre la materia, incluyendo las del mercado público de valores. LAS
COMPAÑÍAS solo usarán los Datos Personales de los accionistas para las finalidades
derivadas de la relación estatutaria existente.
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6.3. Tratamiento de Datos Personales de candidatos a Proveedores y Proveedores:
LAS COMPAÑÍAS recabarán de sus candidatos a proveedores y proveedores los Datos
Personales que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección,
evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a LAS
COMPAÑÍAS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física
consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que
den cumplimiento a lo dispuesto en estas políticas y que prevengan a terceros sobre la
finalidad de la información que se divulga.
LAS COMPAÑÍAS recolectarán de sus proveedores los Datos Personales de los
Colaboradores de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos
de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que
se contraten con el proveedor.
Cuando LAS COMPAÑÍAS entreguen Datos Personales de sus Colaboradores a sus
proveedores, estos deberán proteger los Datos Personales suministrados, conforme lo
dispuesto en estas políticas. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoría respectiva
en el contrato o documento que legitima la entrega de los Datos Personales. LAS
COMPAÑÍAS verificarán que los datos solicitados sean necesarios y pertinentes respecto
de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
Cada una de LAS COMPAÑÍAS podrá transmitir y/o transferir la información recolectada a
las demás COMPAÑÍAS, a su matriz (Grupo Argos S.A), a las demás empresas filiales de
la matriz y a las demás personas naturales o jurídicas que contrate para la administración
de los datos recolectados de sus proveedores o aliados comerciales.
6.4. Tratamiento de Datos Personales de clientes o usuarios de los servicios públicos
domiciliarios de energía eléctrica, alcantarillado y cualquier otro prestado por LAS
COMPAÑÍAS
Los Datos Personales contendidos en las Bases de Datos de LAS COMPAÑÍAS cuyo
Tratamiento está relacionado con la prestación de los servicios públicos domiciliarios de
energía eléctrica, alcantarillado o cualquier otro y con cobros que sean permitidos realizar
a través de la factura por el Titular, tendrán como finalidad dependiendo del tipo de servicio
público domiciliario: (i) la lectura de contadores de los usuarios del servicio; (ii) la facturación
y recaudo por la prestación del servicio público domiciliario; (iii) la facturación y recaudo de
los conceptos de alumbrado público, aseo y los que expresamente autorice el Titular, la ley
o la regulación sectorial aplicable; (iv) realizar la gestión de cobro por el servicio público
domiciliario respectivo; (v) la realización de encuestas, estudios e investigaciones de
mercado; (vi) en general, todo lo necesario para la debida prestación del servicio público
domiciliario correspondiente, de conformidad con las Leyes 142 y 143 de 1994, demás
normas de carácter reglamentario y regulatorio emitidas por autoridad competente y el
respectivo contrato que regule las relaciones entre el Cliente y LAS COMPAÑÍAS; y (vii)
LAS COMPAÑÍAS, que presten estos servicios, podrán también utilizar los Datos
Personales de sus clientes o usuarios del servicio público domiciliario para el envío de
ofertas y/o promociones de productos propios o de terceros, por cualquier medio físico,
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digital o electrónico, incluyendo WhatsApp, Facebook, Instagram y cualquier otra red social,
para la venta de cualquier producto y/o servicio que ofrezcan en desarrollo de su objeto
social y para cualquiera de las finalidades listadas en el numeral 6.6 siguiente.
Cada una de LAS COMPAÑÍAS podrá transmitir y/o transferir la información personal
recolectada a las demás COMPAÑÍAS, a su matriz (Grupo Argos S.A), a las demás
empresas filiales de la matriz y a las demás personas naturales o jurídicas con las cuales
tengan directa o indirectamente alianzas comerciales para la adquisición, promoción y
financiación por parte de sus clientes o usuarios de los bienes y servicios que promocione
directa o indirectamente.
6.5. Tratamiento de Datos Personales de otros Clientes de bienes y servicios distintos
a los servicios públicos domiciliarios
Los Datos Personales contendidos en las Bases de Datos de LAS COMPAÑÍAS cuyo
Tratamiento está relacionado con la venta o prestación de cualquier otro bien o servicio,
diferente de la prestación de los servicios públicos domiciliarios, podrán ser utilizados con
fines comerciales y/o publicitarios de opciones y productos propios o de terceros ofrecidos
al público a través de cualquier medio físico o electrónico, así como para la ejecución de
las relaciones contractuales presentes o futuras, incluyendo pero sin limitarse, a las
siguientes actividades:
1. Completar automáticamente los documentos asociados a las transacciones que
realice el cliente.
2. Dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones adquiridas en la relación
contractual existente con el cliente.
3. Entrega y estado de sus pedidos.
4. Encuestas de satisfacción.
5. Prevención y protección frente al fraude.
6. Cumplimiento de la regulación sobre lavado de activos y financiación del terrorismo.
7. Perfilamiento crediticio.
8. Ofrecer medios de financiación, y para esto verificar y analizar el comportamiento
crediticio actual e histórico del titular, estimar los niveles de ingresos del titular,
validar la identidad del titular, realizar estudios de crédito, entre otros.
9. Cumplimiento de obligaciones crediticias, así como los reportes actualizaciones a
que haya lugar en los bancos de información financiera mientras exista la relación
contractual u obligaciones pendientes de pago.
10. Analítica de comportamientos y hábitos de consumo.
11. Enviar ofertas y/o promociones de productos propios o de terceros, por cualquier
medio físico, digital o electrónico, incluyendo WhatsApp, Facebook, Instagram y
cualquier otra red social, para la venta de cualquier producto y/o servicio que
ofrezcan en desarrollo de su objeto social.
Cada una de LAS COMPAÑÍAS podrá transmitir y/o transferir la información personal
recolectada y las analíticas de datos crediticios, comerciales y de consumo a las demás
COMPAÑÍAS, a su matriz (Grupo Argos S.A), a las demás empresas filiales de la matriz
Encargadas del tratamiento de los Datos Personales, y a las demás personas naturales o
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jurídicas con las cuales tenga directa o indirectamente alianzas comerciales para la
adquisición, promoción y financiación por parte de sus clientes o usuarios de los bienes y
servicios que promocione directa o indirectamente.
6.6 Tratamiento de datos personales de las personas que participen directa o
indirectamente en procesos de licenciamiento ambiental, consultas previas, obras
por impuestos o cualquier otro tipo de autorización administrativa
La recolección de Datos Personales de personas naturales que LAS COMPAÑÍAS traten
en desarrollo de acciones relacionadas con la ejecución de sus proyectos, tales como el
levantamiento de información socioeconómica, cultural y ambiental en el marco de procesos
de participación social o comunitaria, licenciamiento ambiental, permisos ambientales,
cumplimiento de medidas socioambientales, consultas previas, obras por impuestos y/o
obtención de cualquier otro tipo de autorización de naturaleza administrativa, se sujetará a
lo dispuesto en esta política.
Los datos personales recopilados, se utilizarán exclusivamente para todas aquellas
actividades relacionadas directamente con el objeto del respectivo trámite o autorización
administrativa.
LAS COMPAÑÍAS informarán y obtendrán la autorización de los Titulares de los Datos
Personales en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto, relacionados con
estas actividades.
Cada una de LAS COMPAÑÍAS para los fines indicados podrá transmitir y/o transferir la
información personal recolectada a las demás COMPAÑÍAS y a las autoridades
administrativas que en ejercicio de sus facultades Constitucionales, legales o
reglamentarias así lo requieran.
6.7 Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general.
La recolección de Datos Personales de personas naturales que LAS COMPAÑÍAS traten
en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, tales como implementación de
programas de responsabilidad social empresarial, voluntariado corporativo, o de cualquiera
otra actividad que implique la recolección y tratamiento de datos de personas naturales con
quienes no existe una relación contractual previamente establecida, se sujetará a la
finalidad propia e inherente a cada actividad y a lo dispuesto en esta política.
LAS COMPAÑÍAS informarán y obtendrán la autorización de los Titulares de los Datos
Personales en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto, relacionados con
estas actividades en donde se indicarán las finalidades del Tratamiento.
Cada una de LAS COMPAÑÍAS para los fines indicados podrá transmitir y/o transferir la
información personal recolectada a las demás COMPAÑÍAS, a su matriz (Grupo Argos S.A)
y a las demás empresas filiales de la matriz.
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En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los
procesos de negocios en los que se involucren Datos Personales, deberán considerar en
sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y
hacer efectivas las políticas aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones
legales.
6.8 Tratamiento de Datos Personales Biométricos
La recolección de Datos Personales biométricos de cualquier persona natural diferente de
los Colaboradores, que sean captados por los sistemas de video vigilancia, de registro
fotográfico, de captura de la huella digital o cualquier otro sistema de seguridad con los que
cuenten LAS COMPAÑÍAS, serán tratados con el único fin de llevar un control de acceso a
las instalaciones y para procurar por la seguridad de Visitantes, Colaboradores, Clientes y
la Comunidad en general.
Los datos así recolectados podrán servir como prueba en los procesos judiciales que
adelanten LAS COMPAÑÍAS e igualmente ser transferidos a los proveedores de bienes o
servicios contratadas para alguna de las actividades antes descritas.
VII. Prohibiciones
En desarrollo de las políticas de seguridad de la información personal de LAS COMPAÑÍAS,
se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su
incumplimiento.
7.1. LAS COMPAÑÍAS prohíben el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación,
almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible
sin autorización del Titular del Dato Personal y/o de LAS COMPAÑÍAS.
• El incumplimiento de esta prohibición por parte de los Colaboradores de LAS
COMPAÑÍAS será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación
de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las demás acciones legales a que haya
lugar.
• El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con
LAS COMPAÑÍAS será considerado como causa grave para dar terminación al contrato,
sin perjuicio de las demás acciones a que haya lugar.
• En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con
Datos Personales, se pactará una previsión en relación con las disposiciones especiales
que deben considerar para el tratamiento de los datos personales y los perjuicios que se
pueden llegar a ocasionar a LAS COMPAÑÍAS como consecuencia de la imposición de
multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y
como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.
7.2. LAS COMPAÑÍAS prohíben la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales,
sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del Dato Personal o sin
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autorización de LAS COMPAÑÍAS. La cesión o comunicación de Datos Personales deberá
ser inscrita en el registro central de Datos Personales de LAS COMPAÑÍAS y contar con la
autorización del Custodio de la Base de Datos.
7.3. LAS COMPAÑÍAS prohíben el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento,
almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible,
diferentes a aquellos que por ley sean de obligatorio tratamiento.
7.4. LAS COMPAÑÍAS prohíben a los destinatarios de estas políticas cualquier Tratamiento
de Datos Personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la Ley de
delitos informáticos 1273 de 2009.
7.5. LAS COMPAÑÍAS prohíben el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y
adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales.
Todo Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes de naturaleza pública
está permitido de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012,
siempre que el mismo responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En el Tratamiento
se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, para
lo cual el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo
ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en
cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y
encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y
adolescentes velará por el uso adecuado de los mismos aplicando los principios y
obligaciones establecidos en el régimen de protección de datos personales.
La finalidad del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes menores
de edad será informada expresamente a su representante legal; sin perjuicio de ello, los
principales escenarios de tratamientos que tienen previstos LAS COMPAÑÍAS son:
a. Desarrollo de actividades de bienestar para los familiares de los Colaboradores de
LAS COMPAÑÍAS.
b. Diseño y ejecución de proyectos de responsabilidad social empresarial.
VIII. Roles y responsabilidades en el cumplimiento de la protección
de datos personales
La responsabilidad en el adecuado Tratamiento de Datos Personales al interior de LAS
COMPAÑÍAS está en cabeza de todos sus Administradores y Colaboradores.
En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que
involucren Tratamiento de Datos Personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos
para la aplicación y cumplimiento de las presentes políticas, dada su condición de custodios
de la información personal contenida en los sistemas de información de LAS COMPAÑÍAS.
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Todos los colaboradores de la organización, en caso de duda respecto del Tratamiento de
los Datos Personales, acudirán al Oficial de Protección de Datos Personales, al área
Responsable de la seguridad de la información y/o al equipo Jurídico para que indiquen la
directriz a seguir, según el caso.
IX. Vigencia y modificación de esta política
La presente política de tratamiento de datos fue aprobada en cada COMPAÑÍA por el
órgano de dirección competente y aplicará a partir del día 17 de septiembre de 2021.
Esta Política podrá ser modificada por LAS COMPAÑÍAS en cualquier momento. En tal
evento, LAS COMPAÑÍAS informarán, por los medios que se estime convenientes, de
cualquier cambio sustancial con anterioridad a que dicha modificación entre en vigencia.
En constancia de aprobación del presente documento, suscribe el representante legal de
cada sociedad:
X. Temporalidad del Dato Personal
En el Tratamiento de Datos Personales que realizan LAS COMPAÑÍAS, la permanencia de
los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho
Tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos,
LAS COMPAÑÍAS procederán a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a
conservarlos según lo dispuesto en la Ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un
Tratamiento inadecuado.
Celsia S.A.
Celsia Colombia S.A. E.S.P.
Compañía de Electricidad de Tuluá S.A. E.S.P.
Termoeléctrica El Tesorito S.A.S. E.S.P.
Fundación Celsia Colombia
Colener S.A.S.
Celsia Move S.A.S.
Celsia Colombia Inversiones S.A.S.
CNC del Mar S.A.S. E.S.P.
C2 Energía S.A.S.
Caoba Inversiones S.A.S.
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Porvenir S.A.S. E.S.P.
4. Anexos
XI. Glosario
Para los fines del presente documento, los términos en mayúsculas que aquí se usan
tendrán el significado asignado a dichos términos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto
1377 de 2013.
Base de datos: Es todo conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
Custodio de la base de datos: Es la persona que tiene bajo su custodia la base de Datos
Personales al interior de cada una de LAS COMPAÑÍAS.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
Datos sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar
y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se
traten, en Bases de Datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Ley y demás
normatividad aplicable.
Oficial de Protección de Datos Personales: Persona y/o área responsable, entre otras
funciones, de supervisar que los diferentes equipos de las COMPAÑÍAS den atención a las
peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, para
efectos de esta política el Oficial de Protección de Datos Personales de LAS COMPAÑÍAS
será el Oficial de Cumplimiento de Celsia S.A.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los
datos.
Titular: Es la persona física cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: La transmisión de datos personales por su parte implica la comunicación de
los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la
realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
Control de cambios
Versión
Fecha
Justificación de la versión
1
12/06/2014
Creación del documento
2
17/09/2021
1.La nueva política de tratamiento de datos personales cobija a todas las “Compañías
Celsia” y da claridad a titulares de la información respecto a quién trata su información,
lo cual facilitando su consulta y posterior actualización.
2.Incluir expresamente la facultad que tienen las Compañías de transmitir y/o transferir
los datos personales de los clientes, colaboradores y demás terceros, a sociedades
vinculados o aliados comerciales.
3.Habilitar el uso de los datos personales de los clientes de energía para fines
relacionados con la venta de nuevos bienes y servicios (p.e. Tienda Celsia, Oransh,
Ventas puerta a puertas, etc.).
4.Incluye expresamente el tratamiento de datos personales de otros servicios distintos al
servicio público domiciliario de energía eléctrica. Ej. Internet, movilidad, etc.
5.Revisión general de la política, ajustes a la redacción y se incluyen nuevas definiciones.
